SAP S/4HANA Business Partner

Business Partner in S/4HANA: Ihr Weg zu einer erfolgreichen Einführung

In SAP S/4HANA gibt es keine Kunden- und Lieferantenstammsätze, wie man sie bisher aus dem SAP ECC-System kannte. In SAP S/4HANA werden diese stattdessen unter dem sogenannten Business Partner (oder auch Geschäftspartner) zusammengefasst.

1. Was verbirgt sich hinter dem Business Partner

Neben Kunden- und Lieferantenstammsätzen werden in S/4HANA auch Ansprechpartner und Mitarbeiter als Business Partner Stammsatz gepflegt.

Eine Unterscheidung erfolgt dabei lediglich durch den Business Partner Typ (Person oder Organisation).

Die Idee der SAP dahinter ist, dass genau ein Stammsatz für einen bestimmten Partner angelegt wird und dieser dann lediglich um diejenigen Geschäftspartner-Rollen erweitert wird, für welche er verwendet werden soll.

Bekommt ein Mitarbeiter z.B. auch Reisekosten ausbezahlt, so wird der Business Partner Stammsatz dieses Mitarbeiters einfach auch um die Rolle „Kreditor“ erweitert.

Der Einstieg erfolgt in allen Fällen über die zentrale Transaktion: BP

Diese Transaktion löst somit alle alten Transaktionen (z.B. FK01, MK01, FD01, VD01, usw.) ab, welche unter S/4HANA auch nicht mehr aufrufbar sind.

Der Business Partner bildet sozusagen die „Klammer“ für verschiedene Rollen.

In dem Fall, dass ein Kunde auch gleichzeitig ein Lieferant ist – und keine Nummerngleichheit gewünscht ist -, würde das ganze wie folgt aussehen:

2. Einführung Business Partner in S/4HANA – Greenfield

Bei einer S/4HANA Greenfield Einführung gilt es zu einem möglichst frühen Zeitpunkt zu definieren, wie die Business Partner grundlegend strukturiert werden sollen.

Hierbei gilt es die folgenden Fragestellungen zu klären:

Welche Stammsätze gibt es bislang, die zukünftig als Business Partner abgebildet werden sollen?
Welche Gruppierungen werden benötigt?
Welche Kontengruppen sollen verwendet werden?
Wie soll die Nummernvergabe aussehen? (Nummerngleichheit, unterschiedliche Nummern, interne/externe Nummernvergabe)

Falls bereits Schnittstellen-Systeme vorhanden sind (CRM, Webshop, etc.) müssen die Kriterien hieraus ebenfalls mit in die Konzeption einbezogen werden.

Sind die grundlegenden Entscheidungen getroffen, können die Daten aus dem Altsystem abgezogen, bei Bedarf aufbereitet und in das neue S/4HANA-System migriert werden.

Nähere Infos zum Thema Datenmigration finden Sie auch in folgendem Fachartikel:
https://www.q2factory.de/sap-s4hana-migration-cockpit.html

3. Einführung Business Partner in S/4HANA – Conversion

Entscheidet man sich bei einer Umstellung auf S/4HANA eine System-Conversion durchzuführen, so ist der Weg Business Partner ins System zu bekommen, ein anderer:

Die Einführung erfolgt über die Synchronisation von Debitoren und Kreditoren zu Business Partnern im SAP ECC-System. Diese wird auch als Customer-Vendor-Integration (CVI) bezeichnet.

Die Customer-Vendor-Integration ist zwingende Voraussetzung, um ein SAP ECC-System auf S/4HANA konvertieren zu können.

Diese muss in jedem System und jedem Mandanten durchgeführt werden.

In den meisten Fällen empfiehlt es sich, diese CVI als eigenes Vorprojekt zu einer S/4HANA-Conversion durchzuführen.

Der grobe Ablauf einer CVI wird in den folgenden Abschnitten genauer erläutert:

3.1 10-Steps to Business Partner (CVI)

Die folgenden 10 Schritte zeigen auf, was im Einzelnen zu tun ist, um die Kunden- und Lieferantenstammsätze (inkl. deren Ansprechpartner) in Business Partner umzuwandeln.

Die Schritte 3-9 können dabei über das sogenannte CVI-Cockpit abgewickelt werden.

Ausgangssituation: Das CVI-Cockpit zeigt auf, wie viele Stammsätze aktuell noch nicht zu einem Business Partner synchronisiert wurden:

3.1.1 Grundlegende Entscheidungen

Zunächst muss definiert werden, welche Zielsetzung mit der CVI verfolgt werden soll:

Einfach „nur“ Synchronisation zu Business Partnern
Oder sollen Stammsätze auch „aufgeräumt“ werden, z.B.
- Verschlankung von verwendeten Kontengruppen
- Löschvormerkungen setzen, wo möglich
- Bereinigung von Dubletten

Zudem sollte geklärt werden, ob die Prozesse zur Anlage von Kunden- und Lieferantenstammsätzen weiter wie bisher laufen sollen (manuell, über Schnittstellen zu Drittsystemen).

3.1.2 Abstimmungen mit Fachabteilungen

Mit der Fachabteilung (oder einem definierten Projektteam) muss abgestimmt werden, wie der Business Partner zukünftig aufgebaut werden soll:

Welches Objekt soll führend sein für die Nummernvergabe des Business Partners?
Nummerngleichheit oder unterschiedliche Nummern
Sollen Kunden- und Lieferanten in einen Stammsatz zusammengefasst werden, oder getrennt laufen?
Welche BP-Gruppierungen sollen verwendet werden?
Sollen die Kontengruppen bestehen bleiben oder umgeschlüsselt werden?
Welche BP-Rollen werden benötigt?

Nachdem die oben aufgeführten Entscheidungen getroffen wurden, geht es nun in den folgenden Schritten ins System:

3.1.3 Technische Voraussetzungen

Zu den technischen Voraussetzungen, welche erfüllt sein müssen um eine CVI durchführen zu können, zählen:

Ein aktueller Release-Stand
(Falls nicht vorhanden, müssen entsprechende SAP-Hinweise eingespielt werden)
Die Aktivierung von bestimmten Business Functions

Falls sich dazu entschieden wird die initiale CVI auf einer Sandbox durchzuführen, muss diese zu Beginn natürlich ebenfalls zur Verfügung gestellt werden.

Info:
Es empfiehlt sich eine Sandbox mit produktiven Daten zu erstellen, um die dort auftretenden Fehler auch im Produktivsystem bereinigen zu können.

Dadurch kann die tatsächliche Dauer für die Synchronisation im Produktivsystem erheblich verringert werden.

3.1.4 Systemeinstellungen

Die zuvor mit dem Fachbereich definierten Einstellungen bzgl. Nummernkreisen, BP-Rollen, Gruppierungen und Kontengruppen, müssen nun im Customizing eingestellt werden.

Die notwendigen Customizing-Einstellungen können mit Hilfe des CVI-Cockpits auf Korrektheit überprüft werden:

3.1.5 Stammdatenbereinigung

Im nächsten Schritt müssen Inkonsistenzen in den Stammdaten bereinigt werden, falls solche vorliegen.

Diese können bspw. falsche PLZ-Formate, Bankdaten oder Steuerstandorte sein:

3.1.6 Verknüpfung gleicher Debitoren und Kreditoren

Sind Debitoren- und Kreditorenstammsätze systemisch miteinander verknüpft, so werden diese auf Gleichheit der folgenden 3 Kriterien geprüft:

Adressdaten
Steuernummern
Bankdaten

Über das CVI-Cockpit wird aufgezeigt, bei welchen Stammsätzen diese Kriterien nicht übereinstimmen.

Sollte ein manuelles Angleichen der Daten nicht möglich oder zu aufwendig sein, so kann über das Cockpit auch definiert werden, welcher der beiden Stammsätze bei welchem Kriterium als führend definiert werden soll:

Sobald die Schritte 1-6 abgeschlossen sind, kann mit der Durchführung der Synchronisation begonnen werden:

3.1.7 Stammdatensynchronisation

Über das Ladewerkzeug erfolgt nun die Stammdatensynchronisation der Kunden- und Lieferantenstammsätze.

Hierbei empfiehlt es sich die Synchronisation kontengruppenweise durchzuführen, da sich dadurch auch eine spätere Fehlerbehebung – falls notwendig – übersichtlicher gestaltet.

3.1.8 Fehlerbehebung nach der Synchronisation

Sollten bei der Synchronisation Fehler aufgetreten sein, so müssen diese behoben und die beroffenen Stammsätze nachsynchronisiert werden.

Dabei können die fehlerhaften Einträge aus dem CVI-Cockpit heraus oder direkt aus einer eigenen Transaktion (MDS_PPO2) heraus aufgerufen werden:

3.1.9 Prüfung auf Vollständigkeit

Im Anschluss an die Synchronisation und Fehlerbehebung kann über einen gesonderten Einstieg im CVI-Cockpit gegengeprüft werden, ob wirklich alle Kunden- und Lieferantenstammsätze inkl. Ansprechpartnern zu Business Partnern synchronisiert wurden.

3.1.10 Customizing mit dem Business Partner als führendes Objekt

Als Abschluss der S/4HANA-Conversion erfolgt die Umstellung auf den Business Partner als führendes Objekt.

Hinweis: Es gibt zwar bereits einige Prozesse im SAP ECC, für die bereits Business Partner-Stammsätze genutzt werden (z.B. im Treasury-Management oder SAP PPM), allerdings sind die Sichten und Funktionalitäten in der BP-Transaktion im SAP ECC gegenüber dem S/4HANA noch eingeschränkt.

Die Integration der HR-Ministammsätze zu Business Partner kann erst direkt unter S/4HANA erfolgen, da die notwendigen Programme erst unter S/4HANA zur Verfügung stehen.

Q²factory – Ihr Partner für SAP S/4HANA Business Partner

Egal, ob Sie gerade auf S/4HANA umstellen wollen, oder bereits mit Business Partnern arbeiten und Ihre Stammsätze aufräumen oder optimieren möchten, wir unterstützen Sie gerne mit folgenden Leistungen:

Strategische Beratung im Bereich Business Partner und CVI
Projektmanagement im Bereich Business Partner und CVI
Umsetzung der Customer-Vendor-Integration als Vorbereitung zur S/4HANA-Conversion
Optimierung und Harmonisierung Ihrer Business Partner Daten
Unterstützung und Durchführung von Migrationen im Bereich Business Partner